Vasco Borbon | Encargado de Compras en MercaSID
El área de compras de toda organización o empresa contempla los procesos generales de compras, adquisición y abastecimiento. El proceso de compras se refiere a las actividades que envuelven la ejecución de la compra, colocación de las órdenes, aprobaciones, firmas y comunicación al proveedor.
El proceso de abastecimiento es un sub-proceso de la adquisición, ya que corresponde a la determinación estratégica de los suplidores, análisis de mercados y capacidades de respuesta de estos, tomando en cuenta que puedan cumplir con los requerimientos de la organización en calidad, tiempos de entrega y cumplimientos de legislaciones correspondientes.
El “procurement” o adquisición desempeña un papel vital en el éxito de cualquier organización. Implica el proceso de adquirir bienes y servicios de fuentes externas para satisfacer las necesidades del negocio, por esto es el proceso que envuelve tanto el abastecimiento, como la ejecución de las compras y agrega el elemento de conocer las necesidades del negocio a gran escala para poder generar una estrategia de adquisición exitosa.
Por esto, para asegurar un proceso de adquisición eficiente y efectivo, ha surgido el concepto de las 5 R’s de la adquisición. Las R’s corresponden a “Rights” por su definición en inglés, es decir, “Correctos”. Estos cinco principios sirven como guía para optimizar las actividades de adquisición y maximizar el valor para una organización. Veamos cada uno de estos principios:
– Producto Correcto (Right Product): enfatiza la importancia de adquirir el producto correcto. Implica comprender los requisitos de la organización y obtener los productos o servicios que satisfagan esas necesidades. Este principio resalta la importancia de una planificación cuidadosa, investigación de mercado y una comunicación clara con los proveedores para asegurar que las especificaciones del producto se alineen con los objetivos de la organización.
– Cantidad Correcta (Right Quantity): se centra en adquirir la cantidad correcta de bienes o servicios. Implica estimar con precisión la cantidad requerida para evitar el exceso de stock o la escasez. Una correcta previsión de la demanda y una gestión adecuada del inventario son cruciales para asegurar que la organización disponga de los recursos necesarios cuando los necesite, sin incurrir en costos innecesarios o interrupciones en las operaciones.
– Lugar Correcto (Right Place): corresponde a la importancia de adquirir bienes o servicios del lugar correcto. Implica identificar proveedores confiables y reputados que puedan entregar los productos requeridos de manera puntual y eficiente. Se deben considerar factores como la ubicación del proveedor, la logística de transporte y los tiempos de entrega para minimizar retrasos y optimizar el proceso de adquisición.
– Momento Correcto (Right Moment): destaca la importancia de adquirir bienes o servicios en el momento correcto. Implica planificar cuidadosamente el ciclo de adquisición para que se ajuste a las necesidades operativas de la organización. Al asegurar una entrega oportuna, las organizaciones pueden evitar retrasos en la producción, mantener la satisfacción del cliente y optimizar la eficiencia general de su cadena de suministro.
– Precio Correcto (Right Price): se enfoca en adquirir bienes o servicios al precio correcto. Implica realizar una investigación de mercado exhaustiva, negociar con los proveedores y obtener ofertas competitivas para asegurar el mejor valor para la organización. El análisis de costos, la comparación de precios y una gestión eficaz de contratos son fundamentales para asegurar que las decisiones de adquisición se alineen con los objetivos financieros de la organización.
En resumen, las 5 R’s de la adquisición proporcionan un marco para optimizar el proceso de adquisición y lograr valor para una organización. Al adquirir el producto correcto, la cantidad correcta, del lugar correcto, en el momento correcto y al precio correcto, las organizaciones pueden mejorar la eficiencia operativa, reducir costos y mejorar el rendimiento general.
